Оптимізація роботи складу

Склад для багатьох підприємців і бухгалтерів - головний біль. Постійні пересортицы, недостачі, злодійство, псування матеріальних цінностей - далеко не повний список проблем, з якими зустрічається майже кожний склад. Як усі ці проблеми звести до мінімуму й змусити склад працювати як годинник?

Персонал

Отже, спробуємо розібратися з основними складськими проблемами. Сама більша проблема складів - це, звичайно, кадри. Більшість фірм випробовують гостру нестачу персоналу, а серед комірників, операторів і вантажників спостерігається більша текучка - рідко люди, особливо молоді, затримуються на такій роботі більше одного - двох років. З більш старшим поколінням, наприклад, з пенсіонерами працювати важко в тому плані, що їм складно осягтися роботу комп'ютерних програм по облікові ТМЦ і пакувального встаткування. Як бути? У першу чергу, треба усвідомлювати, що склад це одна із самих значимих частин бізнесу й люди там повинні працювати утворені. На посаду завідувача складу або заступника найкраще набирати людей з вищою освітою за фахом "Логістика" і " Бухгалтерський облік" і досвідом роботи в даній області.

Для того, щоб не було текучки кадрів, треба платити людям гідні гроші. Зрівняєте витрати по недостачах і псуванню матеріальних цінностей у різні періоди роботи складу - коли число досвідчених робітників превалює над, що знову зробили й навпаки. Іноді втрати від помилок ненавчених або недосвідчених співробітників, становлять більше, ніж збільшення до зарплати старослужащему.

Один з інших складних моментів - мотивація складських працівників. Набір функцій працівника складу обмежений певним рамками, ініціатива там найчастіше не потрібно. Як змусити комірника або вантажника працювати краще? Насамперед, необхідно ввести систему штрафів за запізнення, порушення дисципліни, затримки при відвантаженні і т.д. Відповідно, якщо співробітник не допускає порушень, його бажане заохотити премією, вибрати наприкінці місяця кращого співробітника, оголосити подяку і т.д., отут підходять навіть найпростіші "радянські" методи. Крім того, система преміальних повинна бути заснована на збільшенні товарообігу, скажемо, у періоди інтенсивної торгівлі, коли навантаження на людей збільшується, слід збільшувати й премію, розрахувавши необхідні коефіцієнти, скажемо, від числа відвантажень, вступів товару й позапланових інвентаризацій.

Логістика складу

Неефективність складу обумовлена поганою організацією його роботи. Великогабаритні й важкі товаро-матеріальні цінності повинні розміщатися на нижніх полках, не утрудняти при цьому прохід і бути легкодоступними до транспортування. Самі "ходові" матеріали треба ставити на рівні очей, у найбільш доступних місцях. Самі легені й малоликвидные займають місце на верхніх полках і в далеких кутах складу.

Як правило, більшу частину "порожнього" часу комірник витрачає на пошук потрібного товару або матеріалу. Для збільшення ефективності слід обговорити з людьми місця найбільш оптимального розташування товару, зважити всі вимоги й доводи, а потім скласти план розміщення ТМЦ і стежити, щоб люди не порушували встановлений порядок при поповненні товаро-матеріальних запасів. Стелажі повинні бути підписані, таблички повісити - хвилинна справа, а пошук вони полегшують багаторазово.

Місця під проходи й проїзд техніки повинні бути мінімальні, але забезпечувати нормальну, швидку й безпечну роботу.

Далі - більше. Слід продумати процес навантаження-розвантаження. Іноді такі дріб'язки, як стретч-плівка, маркування товару, що відвантажується, зайвий список для комірника здатні підвищити ефективність роботи в рази. Окрема тема - де друкуються накладні, на складі або в офісі, чи надходять вони на склад електронним способом або клієнт сам несе папери до складу. На більших складах це актуально, даром витрачені секунди складаються у хвилини, а хвилини - вчасы.

Окреме слово про підготовку. Робота складу повинна приблизно плануватися, тобто якщо є велика кількість відвантажень на завтра, необхідно заздалегідь підготувати до цього товар. До вступу товару - підготувати вільне місце.

Якщо склад торговельний і використовується резервація товару, для цих цілей товар зручно переносити на спеціальні стелажі для резерву. Або маркірувати коробки.

Боротьба з пересортицей і недостачами

Пересортицы й недостачі - чи не самі хворі проблеми кожного складу. Пересортицы частіше відбуваються як через неуважність, так і від неправильної організації складської логістики. По-перше, необхідно відмовитися від використання найменування у вигляді коду, багато складів, особливо технічного призначення використовують тільки кодування, що сильно утрудняє пошук і відбір потрібного об'єкта. Відбір повинен проводитися за наступною схемою: "Найменування" - "Модель" - "Код" - "Колір", далі для уточнення використовується короткий опис, група, країна-виробник і т.п. Коли ж використовується тільки код або тільки найменування, люди починають помилятися й важко їх у цьому винити. По-друге, необхідно продумати збір і приймання товару, призначати відповідальних і перевіряючих, не відправляти на роботи велика кількість людей, які будуть відволікати один одного й так далі.

Кілька слів про недостачі. Звичайно, сама хвора проблема - це злодійство. Для боротьби зі злодійством урятує відеоспостереження, часті інвентаризації й матеріальна відповідальність. До речі, матеріальна відповідальність повинна бути й у випадку псування й пересортицы, інакше людей уважності не навчиш. Для цього найкраще укласти окремий договір про матеріальну відповідальність працівника. Більше того, усі операції по складу - будь те приймання товару, відвантаження, внутрішнє переміщення повинні проводитися під особистий підпис виконавця - тоді знайти винуватця тієї або іншої помилки набагато легше.

Вхід на склад повинен бути доступний тільки вузькому колу осіб. За знаходження сторонніх слід увести штрафні санкції. Добре виправдовують себе системи керування контролем доступу (СКУД) у вигляді турнікетів, залізних дверей з електронним керуванням, де без спеціального ключа просто не зайдеш.

Автоматизація роботи складу

Використання комп'ютерних програм, сканерів і принтерів штрих-кодів, електронних ваг, інтегрованих лічильників вирішує величезне число проблем, заощаджує час і зводить помилки людського фактора до мінімуму. Яке програмне забезпечення для складу вибрати вирішувати Вам, але програми для складу повинні бути простими в освоєнні, зручними в роботі й мати обмеження, як у плані інтерфейсу, так і по правах доступу. Кожний працівник повинен мати свій мінімум функцій, завідувач складу - доступ до звітів по матеріальних залишках і відомостям по переміщеннях. Кожна операція повинна друкуватися й закріплюватися підписом працівника - наприкінці дня всі папери містяться на зберігання і якщо буде потреба извлекаются.

Використовувати для складу окрему програму з імпортом-експортом файлів або інтегрувати складське ПО в загальну єдину систему залежить знову ж від кількості операцій у день і швидкості роботи програми. Іноді, коли програма єдина, тобто крім складського обліку на ній зав'язаний ще й бухгалтерський облік, не рятує навіть переклад програми з файлової системи в SQL: затримки при проведенні документів можуть бути величезними. Усе це варто продумати при виборі програми.

Ще один момент - варто продумати технічні аспекти оснащення складу й зв'язок їх з ПО. При використанні дистанційного доступу й терміналів слід ураховувати, що принтери етикеток іноді складно буває зв'язати по мережі, а сканери й зовсім неможливо. Для цих цілей краще використовувати локальну мережу.

Так само варто звернути увагу на прискорення й оптимізацію роботи самої програми: усі дії повинні управлятися із клавіатури, повинен бути передбачене введення на підставі інших документів і т.п. У поле введення-висновку повинне вводитися як найменування, так і код, а також здійснюватися пошук по перших символах.

Ревізія складу

Часта складська ревізія, що включає інвентаризацію й виявлення помилок у веденні документообігу - застава гарної роботи складу. Внутрішні інвентаризації необхідно робити якнайчастіше - по-перше, персонал краще потім пам'ятає де що лежить, по-друге, виявляються багато помилок, які можна встигнути виправити до інвентаризації генеральної. Уся проблема в тому, що персонал часто помиляється при підрахунку, тому інвентаризацію краще проводити у два-три етапи, посилаючи різних людей на ті самі ділянки й вибираючи найбільш спірні моменти. Крім того, при внутрішніх інвентаризаціях часто немає можливості заморозити роботу складу, тому їх найкраще робити вроздріб і групам ТМЦ, роблячи виправлення на вибулу номенклатуру, що зробила.

При внутрішній інвентаризації керівників роздруковується список товару без вказівки кількості реального залишку. Кількість ставиться вручну при підрахунках працівниками.

Особлива увага слід виділяти веденню документації. Відомості, звіти, акти приймання-передачі, внутрішні переміщення повинні бути складені по датах і виключати виправлення й помилки взаполнении.

Як часто робити ревізію? Чим частіше, тем краще. Важливо тільки не перевантажувати співробітників і не заважати роботі складу.

Автор: Матяш С.З.